학칙 및 규정

  • home
  • 대학원안내
  • 학칙 및 규정
  • 일반행정

문서관리 규정

총무과 2019.05.02 10:42 조회 수 : 551

문서관리 규정

 

2001.03.01 제정

 

 

1장 총 칙

 

1(목적) 이 규정은 본교의 공문서 작성요령, 처리절차 및 통제에 관한 사항을 규정하고 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.

2(용어의 정의) 이 규정에서 공문서라 함은 대내외적으로 공무상 작성 시행되는 문서(그림, 사진, 테이프, 디스크, 도표 포함) 및 접수한 문서를 말한다.

3(적용범위) 규정에서 정하는 공문서(이하문서라 한다)의 작성과 처리는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

비밀문서의 작성과 관리는 이 규정 외에 정부의 보안업무규정과 본교의 보안규정에 의하여 처리한다.

4(문서의 종류) 문서는 그 대상에 의해 대내문서와 대외문서로 분류되고, 문서의 성질에 따라 다음과 같이 나눈다.

1. 법규문서는 법령, 정관, 학칙 및 본교의 제규정 등에 관한 문서로서 조문형식을 취한다.

2. 통달문서는 발령, 예규, 지시 및 일일지시 등 총장 또는 상위직의 부서장이 하위 직원에 대하여 일정한 사항을 명하는 다음의 문서를 말한다.

발령문서란 신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직 및 파면 등을 통고 하는 증서 및 그에 관한 인사에 관계되는 모든 문서를 말한다.

예규문서란 반복적 행정사무의 기준을 제시하는 문서를 말하며, 조문형식으로 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.

지시문서란 학교당국이 부속기관을 포함한 교내 각 부서에 대하여 개별적, 구체적으로 발하는 문서를 말하며, 1호 서식에 의하여 작성하고 학년도별 일련번호를 사용한다.

일일지시문서란 당직, 출장, 특근 및 휴가 등의 일일업무에 관한 지시를 말하며 학년도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고문서는 공고 또는 광고 등으로 일정한 안내사항을 교직원, 학생 및 일반인에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 일반문서는 위 1, 2, 3호에 속하지 아니하는 문서를 말하며 학년도별 일련번호를 사용한다.

5(문서의 성립과 효력발생) 모든 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 최종결재권자의 결재로 성립하며, 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.

6(문서의 책임) 문서에 대한 책임은 최종결재권자가 지며, 기안자를 포함한 중간 결재권자는 해당문서에 대한 집행상의 책임을 진다.

 

 

2장 문서의 형식

 

1절 문서의 작성

 

7(문서의 원칙) 공적인 업무처리는 문서로 하여야 하며, 규정된 서식에 의함을 원칙으로 한다.

8(문서의 규격) 문서의 용지는 학적부, 시험지, 도면, 통계표, 증명서류 및 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4용지(210x297)를 세워 쓰는 것을 원칙으로 한다.

9(문서의 여백) 문서의 여백은 위쪽 30, 아래 15, 오른쪽 25및 왼쪽 25로 한다.

10(문서의 용어) 문서에 사용하는 용어는 한글 가로쓰기를 원칙으로 하며, 본문이 끝나기 전에는 행을 비우지 못한다. 다만, 학적관계 문서, 연구문서, 법규문서 및 계약서 등에는 필요에 따라 한자 또는 외래어를 사용할 수 있다.

용어는 불손한 감을 주지 아니하는 범위 안에서 경어를 생략한다. (: 상신문 = 입니다, 바랍니다, 합니다. 일반문 = , , 할 것)

문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 쓴다. 다만, 금액의 표시는 아라비아 숫자로 표시 한 후 괄호 안에 한글로 표시한다.

문서에 사용하는 날짜는 숫자로 표시하며 년, , 일의 글자는 생략하고 점(.)을 찍어 구분한다.

문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하여 시와 분의 문자는 생략하고 두점(:)을 찍어 구분한다.

11(글자의 색체) 도표를 제외한 문서에 기입하는 글자의 색체는 검정색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의표시를 할 때에는 붉은색을 사용할 수 있다.

12(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부분을 수정, 삽입 또는 삭제할 때에는 붉은색 이중선을 긋고 그 윗부분에 검정색 또는 푸른색으로 정서한 뒤 수정 또는 삭제 책임자가 날인하여야 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌우여백에 가제한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

13(면표시) 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하단 중앙에 그 문서의 전면수와 그 면의 일련번호를 기재한다.

첨부서류는 면 표시를 따로 하되 전체 면 수는 생략할 수 있다.

14(문서에 대한 표시) 문서내용에 따라 결재권자가 스스로 처리하거나 결재권자가 숙지해야 할 문서에는 관리통제표시를, 신속히 처리되어야 할 문서에는 지급의 표시를, 비밀에 속하는 문서는 인비또는 대외비의 표시를 문서의 첫장 왼쪽 상부 여백에 한다.

1항의 표시는 원문에는 기안자가, 시행문과 봉함에는 문서통제자가 문서의 첫장 왼쪽 상부 여백에 붉은색으로 표시한다.

15(요지표시) 문서의 내용이 길고 복잡한 경우에는 부전지에 그 요지를 간략하게 기록하여 첨부할 수 있다.

 

 

2절 문서의 구성

 

16(문서의 구성) 일반문서 중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명, 문서번호(기관기호분류번호문서등록번호), 시행년월일, 경유, 수신 및 참조로 한다.

2. 본문은 제목과 내용으로 한다.

3. 결문은 발신자명의 및 수신처 (설정시) 로 한다.

17(분류기호와 문서번호) 문서의 분류기호는 기관기호와 분류번호 및 문서번호로 구성하며, 기관기호 및 문서분류번호는 별도로 정하는 바에 따른다. 단 문서분류번호 대신 부서번호로 대신할 수 있으며, 기관기호 및 부서번호는 별표와 같다.

문서번호는 매 학년도별 일련번호로 한다.

18(수신기관 및 수신처설정) 수신기관의 표시는 경유, 수신 및 참조로 구분하되 수신기관이 두 개 이상일 경우에는 수신 난에 수신처 참조라 쓰고 결문에 수신처 난을 설정하여 수신 기관명 또는 수신처 기호를 표시한다.

19(제목 및 내용) 제목은 문서의 내용을 간명하게 표시하여야 하며 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 간략하게 작성하여야 한다.

20(항목의 구분 및 표시) 문서의 내용을 두개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 경우에는 다음과 같이 나누어 표시한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4 ...... 로 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가, , , ...... 로 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4) ...... 로 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 가), ), ) ).....로 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) ...... 로 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 (), (), (), () ...... 로 표시한다.

7. 각 항목의 글은 항목 구분을 한 다음 점()을 찍고 한자를 띄어쓰며, 글이 다음 줄로 계속될 때에는 왼쪽 기본선부터 쓴다. 단 괄호항목 표시는 점을 찍지 아니한다.

문서에 금전, 유가증권, 참고서류 기타 본문에 밝힐 필요가 있는 내용 또는 물품이 있을 때는 본문이 끝난 다음 줄에 붙임라고 표시하고 붙임물의 명칭을 쓴다.

21(끝표시와 붙임표시) 문서의 본문이 끝나면 한자 띄어 자를 쓴다. 단 붙임물이 있을 때에는 본문에서 줄을 바꾸어 붙임이라고 기재하고 붙임물의 순위와 명칭 부수를 표시한 후 한자 띄어 자를 쓴다.

본문이 우측 한계선에 끝났을 경우에는 좌측 한계선에 한 자 띄고 자를 쓴다.

서식으로 끝나는 본문에는 서식하단의 우측에 자를 쓴다.

22(발신명의) 외부문서(교외로 발신하는 문서)는 총장의 명의로 발신하되 학업증명서는 제외한다. 다만, 총장이 지정하는 문서는 각 기관장의 명의로 발신할 수 있다.

내부문서는 부서별 결재권자의 명의로 발신하며, 제안문서는 개인명의로 할 수 있다.

23(발신방법의 지정) 결재권자가 발신방법을 특별하게 지정하는 때에는 기안문의 취급란에 암호”“전신”“전신타자”“전화”“모사전송(FAX)” 또는 전산망의 표시를 하여야 한다.

24(직인, 계인 및 철인의 사용) 임용장, 위임장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서와 교외에 발신하는 문서(전신에 의한 발신문서 제외)에는 직인을 발신자 명의 또는 성명의 끝자에 직인의 중앙이 위치하도록 날인함을 원칙으로 한다. 다만, 교내의 부서 상호간에 수발되는 문서에는 직인 대신에 서명으로 할 수 있다.

교직원신분증, 학생증은 직인과 철인을 겸용하여 날인한다.

25(직인생략) 동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러 기관에 동시에 발송할 경우 경미한 문서에는 직인을 생략할 수 있다.

1항에 의거 직인을 생략하는 경우에는 시행문의 발신기관명 위에 직인생략표시를 하여야 한다.

26(계인 및 간인사용) 문서 발신에 있어서 특히 그 근거를 보존할 필요가 있을 때에는 계인을 사용한다.

기안한 문서가 두장 이상 연속되어 근거를 밝혀둘 필요가 있는 중요한 기안문서에는 그 합철되는 부분에 소속 책임자가 간인한다.

27(직인등록) 교내에서 사용하는 각종 인장의 인영은 문서주관과(총무과)에 등록하여야 한다.

인장을 개폐할 때에는 그 사유와 일자를 인장대장에 기입하고 등록한다.

직인의 등록과 규정 등에 관하여는 본교 직인관리규정에 의한다.

 

 

3장 문서의 처리

 

1절 문서의 접수

 

28(문서의 접수) 학교에 송달되는 모든 문서는 문서주관 부서에 접수함을 원칙으로 한다.

문서주관 부서 이외의 부서에서 전신이나 전화를 받아서 작성한 문서도 지체 없이 문서주관 부서에 인계하여 이를 접수하게 함을 원칙으로 한다.

당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음날 출근 즉시 문서주관 부서에 인계하여야 한다.

문서처리인이 표시되지 않은 접수문서에는 두문의 오른쪽 여백에 문서처리인을 찍어 접수하여야 한다.

모사전송기 또는 E-mail 등으로 문서수발이 이루어 진 경우에도 문서수발대장에 기록, 유지하여야 하며, 전화로 문서를 수발하는 경우에는 당해 문서의 아래 여백에 송수신자의 직급과 성명을 기록하여야 한다. 다만, 수신된 문서의 내용을 알 수 없는 경우에는 재송신을 요청하여야 하며, 재송신의 요청을 받은 부서에서는 재송신의 표시를 하고 송신하여야 한다. 또한 보존 기간이 3년 이상인 문서를 수신한 때에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다.

29(문서의 분류) 문서주관부서에서 접수가 끝난 문서는 문서분류에 따라 소관 부서에 지체없이 이송하여야 한다.

친전또는 기밀의 표시가 있는 문서는 개봉하지 아니하고 해당 주무부서에 이송한다.

접수된 문서가 두개 이상의 부서에 관련되었을 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 원본을 나머지는 사본을 이송한다.

30(문서의 처리) 인계 받은 문서는 보조 또는 보좌기관의 공람 서명을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야 한다.

결재권자는 문서를 처리할 수령자를 지명하고 처리기한 및 방법을 정한다.

인계문서 중 기안 처리할 문서가 아닌 것은 공람 처리하고, 경유문서인 경우에는 경유란에 경유처를 표기하고 의견이 있을 때에는 부전지에 기록하여 문서 주무 부서에 보낸다.

인계문서중 건의, 상신, 질의 등 응신을 요하는 것은 지체 없이 응답하여야 하며 처리에 장시일을 요하는 것은 중간보고를 하여야 한다.

31(문서의 반송) 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 그 뜻을 기재하여 반송할 수 있다.

32(전언통신문의 처리) 각 부서에서 접수한 전언통신문이 소관업무인 경우에는 직접 처리하고, 타소관의 전언통신문은 지체없이 해당부서에 접수시켜야 한다. 다만, 처리 후 전언통신문은 일반문서와 같이 문서주관부서의 문서접수대장에 접수 기재하여야 한다.

33(문서의 열람) 문서는 각 부서 상호간에 사무 수행상의 필요에 따라 열람할 수 있으나, 관계없는 타인에게 임의로 열람시키거나 그 사본을 공여할 수 없다.

 

 

2절 문서의 기안

 

34(기안의 원칙) 기안은 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다.

문서의 내용과 제목을 일치하도록 한다.

내부문서는 서식 수신란에 내부결재라고 표기하여 사용할 수 있다.

전언통신문 및 기타 특별한 사유가 있는 문서에는 당해 문서상에 기안, 서명 및 결재를 할 수 있다.

2인 이상의 부서장 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서를 직접 주관하는 부서에서 기안하여 결재권자의 결재를 받은 후 관계부서장의 결재를 받아 시행한다.

기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 날인한다.

35(수정기안) 수신한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수정할 자구를 홍색글씨로 수신한 문서에 기입하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

36(일괄기안) 상호 관련성이 있는 문서로써 일괄하여 기안할 필요가 있을 때에는 제1, 2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 일괄 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

37(재기안) 기안문서 처리에 있어 재기안의 경우에는 원 기안문서를 첨부하여 기안문서 원문 번호에 의하여 처리한다. (: 원문번호-1)

38(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부등 기타 관례적으로 반복되는 단순한 사무에 관한 문서는 별도의 기안을 생략하고 그 내용을 장부 또는 대장에 기입하여 처리 할 수 있다.

39(타부서와의 협조) 기안문의 내용이 타부서와 관련되어 협조를 요할 때에는 최종결재권자의 결재를 얻기 전에 협조 날인 또는 서명을 얻어야 한다.

협조자가 협조할 문서에 대하여 동의할 수 없거나 이견이 있는 경우에는 그 사유를 협조문 또는 부전지에 표시하여야 한다. 이 경우 협조자는 의견을 표시할 수 있으나 효력에는 영향을 미치지 아니한다.

문서는 필요한 경우 사본을 할 수 있으나, 사본된 문서는 원본과 대조하고 확인자가 원본대조필표시를 한 후 서명 날인하여야 한다.

40(기안문의 처리) 기안문은 결재권자의 결재를 받아 시행문을 작성하여 발송하며 완결된 기안문서는 업무담당자가 보관한다.

41(수신처 참조) 동일 내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신란에 수신처 참조라 기재하고 결문에 수신처를 기입한다.

42(문서의 등록) 모든 문서는 최종결재권자의 결재를 받은 후 문서수발대장에 기입하는 것으로 문서등록을 갈음하고, 내부결재 문서는 최종결재권자의 결재로 문서등록을 대신한다.

기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 상단 여백에 문서 접수 연월일 및 접수자 직명과 성명을 기록한 후 문서수발대장에 등록하여야 한다.

 

 

3절 결 재

 

43(결재) 문서의 효력발생은 최종 결재자의 결재에 의한다.

결재권자는 두 장 이상으로 이루어진 다음 각 호의 1에 해당하는 문서를 결재할 때에는 결재인으로 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 승인, 허가, 등록에 관계되는 문서

결재자는 인장 또는 지워지지 않는 필기구로 서명을 하고 반드시 결재일을 표시하며, 필요에 따라서는 시간을 표시할 수도 있다.

기안 이외의 문서에는 적당한 여백에 결재란 또는 공람란을 설치하여 결재를 받아야 한다.

44(전결) 총장은 사무내용에 따라 각 부서장으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있다.

1항의 위임전결에 관한 사항은 따로 정한다.

위임전결을 할 때에는 기안용지의 보조기관 중 전결권자의 란에 전결표시를 하고 결재란에 서명 또는 날인한다.

45(대결) 결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 후열을 받아야 한다.

대결은 기안용지의 결재란 중 공백으로 남아 있는 결재자직명란에 대결자 직명과 대결을 붙여 기록(: 000대결)한 후 결재자란에 서명 또는 날인한다.

46(후열) 대결한 문서중에서 내용에 따라 결재권자의 열람이 필요할 때 문서상단에 후열표시를 하고, 문서상에 결재권자의 열람을 받은 것을 말한다.

47(최종결재권자의 표시) 44조 및 제45조에 의하여 전결 또는 대결한 문서에 있어서는 그 시행문의 발신명의 밑에 전결권자 또는 대결권자를 각각 표시하여야 한다.

48(부결사유의 명시) 기안한 문서결재에 있어서 결재권자가 그 내용에 관하여 의견을 달리할 때에는 구두 또는 부전지에 그 사유를 명시하여 재 지시하거나 의견을 붙여야 한다.

최종결재자가 결재를 부결 또는 보류하고자 할 때에는 그 부결사유를 구두 또는 부전지에 그 사유를 명시하여 반려하여야 한다.

49(성안) 재가 끝난 완결문서는 성안(정서)하여 시행한다.

성안문은 필요한 경우에 복사, 인쇄할 수 있다.

연구문서는 필요에 따라 성안을 생략할 수 있다.

 

 

4절 문서의 발송

 

50(시행문의 작성) 발신할 문서는 결재권자의 결재가 끝난 후 소정의 서식에 따라 시행문을 작성하고 직인을 찍어 발신한다.

전화에 의한 발신문서는 시행문의 작성을 생략하고 기안문에 의한다.

보고문서로써 제출하는 계산서, 통계표 및 도표 등은 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 직인을 날인, 시행할 수 있다.

모사전송 또는 E-mail등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신 보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보관하고, E-mail 발송의 경우 그 내용물을 출력하여 기안문과 함께 보관하여야 한다. 단 내용물의 양이 방대할 경우 디스켓 등의 전산기록매체로 대신하되 전산기록매체에 라벨을 붙여야 하며, 그 라벨에 문서번호, 분류기호, 시행일자 및 보존년한을 기록하여 관리하여야 한다.

51(문서의 발송) 결재된 문서를 발송할 때에는 분류기호, 문서번호, 시행일자, 보존년한 및 발송에 관한 일체를 확인하여 문서수발대장에 기록한 후 발송한다.

문서의 발송은 원칙적으로 보통우편으로 발송한다. 다만, 내용이 중요하거나 권리의무에 관계되는 문서는 등기우편으로 발송한다.

52(문서수발) 문서주관부서는 문서접수대장을 문서처리부서는 문서발송대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록, 유지하여야 한다. 다만, 관보, 책자 기타 인쇄물 등을 배부 또는 접수하는 때에는 그러하지 아니한다.

53(직인사용) 문서주관부서는 직인사용부를 비치하고 직인을 사용할 때마다 기록하며 직인 관리책임자가 날인하여야 한다.

 

 

5절 문서의 통제

 

54(통제) 문서발송에 앞서 문서발송 책임자는 문서의 적법성과 타당성을 재확인하기 위하여 다음과 같은 사항을 점검하여 발송하여야 한다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 다른문서와의 내용상 중복여부

3. 기안문과 시행문(성안문)의 대조

4. 전결구분의 정확성 여부

5. 문서처리 기한의 경과여부

6. 첨부물의 확인

7. 철자법 및 서식의 완전성 여부

8. 근거서류의 확인

9. 관계부서와의 협조 또는 합의여부

 

 

4장 문서의 보관 및 보존

 

55(문서의 보관, 보존) 완결된 문서의 정리, 편철, 보관, 보존 및 폐기에 관하여는 별도로 정하는 바에 의한다.

56(시행규정) 이 규정의 시행에 관하여 필요한 사항은 따로 규정으로 정한다.

 

 

 

부 칙

(시행일) 이 규정은 200131일부터 시행한다.

(경과조치) 문서관리와 관련하여 이 규정 시행이전에 발생한 행정행위는 이 규정에 의한 것으로 간주한다. , 기 시행된 행정행위가 본 규정과 저촉되는 부분에 대하여는 당시의 행정행위를 적법한 것으로 간주하고 본 규정 제정이후에는 본 규정을 준수하여야 한다.

(준용) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 사무관리규정에 의한다.

 

원불교대학원대학교전북 익산시 익산대로 33길 23 Tel.063-841-5751 Fax)063-851-1328 COPYRIGHT ⓒ 원불교대학원대학교 ALL RIGHT RESERVED.

로그인

로그인폼

로그인 유지