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문서의 보관 보존 규정

총무과 2019.05.02 10:45 조회 수 : 216

문서의 보관보존 규정

 

2001.03.01.     제정

2017.12.01. 1차 개정

 

 

1장 총 칙

 

1(목적) 이 규정은 본교의 문서관리규정에 의하여 처리된 문서와 편철, 보관, 보존 및 폐기에 관한 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기함을 목적으로 한다.

2(적용범위) 본교의 모든 문서보존에 관계되는 사항에 관하여는 이 규정을 적용한다. 그러나 법령과 정관 및 다른 규정에 특별히 정한바가 있을 때에는 그에 의한다.

3(완결문서처리 원칙) 완결된 문서는 문서년도별, 일자순, 학년도별로 편철, 보존하며, 회계서류는 회계년도에 의하여 편철보존하는 것이 원칙이다. 다만, 학위수여대장 및 예규문서는 누년 편철할 수 있고 예규 중 변경이 있는 것은 보완수정하되 삭제된 것은 이를 보존하여야 한다.

4(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서주관과 : 교내외의 문서수발 사무를 주관하는 과를 말한다.

2. 문서처리과 : 문서내용의 처리를 주관하는 과를 말한다.

3. 집중관리 : 처리 완결된 모든 문서를 기관단위로 문서주관과에서 일괄 집중하여 보관보존 하는 것을 말한다.

4. 분산관리 : 과 단위로 문서처리과에서 처리, 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관보존하는 것을 말한다.

5. 보관 : 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

6. 보존 : 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

7. 이관 : 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관과에 인계하는 것을 말한다.

5(보존기간) 문서의 보존기간 및 분류는 다음 원칙에 의거 6종으로 구분하며 색깔로 구분 표시한다.

1. 영구(적색)

역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

이사회 및 대학원위원회 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

법규문서 중 공포 원본문서

그 밖의 문서로서 영구보존할 필요가 있는 문서

2. 준영구(적색)

대학원위원회의 심의를 거치는 중요 정책문서 중 준영구로 보존할 필요가 있는 문서

수칙, 예규의 원본문서

법규해석에 관한 원본문서

그 밖의 문서로써 영구 보존할 필요가 없거나 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서

3. 10(청색)

반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서로써 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

각종 인가, 허가 및 면허 등에 관한 원본문서

그 밖의 문서로서 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5(청색)

예산 및 결산등의 관계문서

각종 감사관계 문서

밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3(흑색)

각종 증명서의 발급관계 문서

주요 업무계획 관계문서

밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1(흑색)

일일명령등 단순업무 처리에 관한 지시문서

행정기관의 단순한 자료연구, 업무연락, 통보, 조회 등을 위한 문서

그 밖의 문서로써 영구, 준영구, 10, 5년 및 3년으로 보존기간을 부여하여 보존할 필요가 없는 문서

문서의 종류별 보존기간은 별표2와 같다.(개정 2017.12.01)

6(보존기간 변경) 각 부서의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다. 이 경우 문서의 보존기간을 영구 또는 준영구에서 10년 이하로 단축하고자 할 때에는 교무처장과 협의하여야 한다.

1. 정책적이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 변경할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

7(기산) 처리 완결된 문서의 보존기간은 다음 학년도 31일부터 기산한다.

8(문서관리단위) 각 부서의 장은 기관규모의 대소문서의 수발량 및 성질에 따라 집중관리 또는 분산관리를 실시하여야 한다.

전항의 집중관리 단위에서는 관리전담자를 두고 분산관리 단위에서는 관리담당자를 지정하여야 한다.

 

 

2장 편철보관

 

9(분류) 처리 완결된 문서는 문서처리과에서 기능별로 분류한다.

10(1건철) 문서는 매 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로, 표지는 황색, 청색화일 또는 흙표지를 사용하여 1건으로 합철한다.

11(보관 및 보존철의 사용) 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 제1호 서식에 의한 문서보관보존철을 사용하여야 한다. 다만, 특별한 형식 또는 내용의 문서는 그 성격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다.

보관철 내의 문서량은 200매를 기준함을 원칙으로 한다.

12(보관철의 설정원칙) 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 기능별 및 보존기간별로 설정하여야 한다.

보관철의 수가 많을 경우에는 문서 발생량과 성질에 따라 상위 기능으로 통합하여 보관철을 설정하되 보존기간별로 구분하여야 한다.

13(편철방법) 완결된 1건 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대면에 제2호 서식에 의한 색인목록표를 붙인다.

14(색인목록) 색인목록에는 최종 1건 문서의 대표적인 완결문서 건명을 기재한다. 다만, 대표적인 문서 건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.

15(부제목의 설정) 1건철의 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개의 보관철에 철할 수 없을 경우에는 항목별로 구분하여 별개의 보관철에 분리하여 철하고 부제목을 기재한다.

16(특수문서의 보관) 첨부물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란한 것은 제5호 서식에 의한 특수규격문서 관리대장에 기재하고 별도로 보관한다.

17(보고자료처리) 보고문서를 접수한 주무과에서 보고자료를 종합하여 1건철로 완결할 때에는 보고 자료에 따로 부책으로 편철하여 표면에 관계문서의 기관번호, 분류번호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관할 수 있다.

18(장수표시) 보관철 내의 장수표시는 하부 한계선 좌측에서 1Cm 위에 일련번호로 기입한다.

19(미결문서의 보관) 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무 담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.

20(인계 및 이관) 보존문서는 신학년도 3개월 이내에 제3호 서식에 의한 보존문서대장 작성하여 인계 또는 이관하여야 한다.

 

 

3장 보 존

 

21(보존) 모든 보관철은 연도별, 분류번호별, 보존기간별, 부서별로 보존하여야 한다.

22(보존문서기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 제4호 서식에 의한 보존문서 기록대장에 보존기간별로 현황을 기록 비치하여야 한다.

23(문서의 CD 수록) CD에 기록하여 보존할 필요가 있는 문서는 그 대상문서 및 기록의 우선순위를 정하여 제5호 서식의 CD문서목록 대장에 기재한 후 CD에 기록하여 보관한다.

CD에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 별표 1CD기록필인을 찍어야 한다.

CD는 당해문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

CD 관리에 필요한 세부사항은 이를 따로 정한다.

24(점검 및 소독) 문서관리자는 년1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질 및 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

25(문서의 열람 및 복사) 관계기관에서는 문서보존 주관처에 보존중인 문서를 열람 또는 복사할 수 있다.

외부인이 문서보존 주관처에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 그 사유가 정당한 때에 한하여 문서보존 주관처의 장의 승인을 받아 허가한다.

 

 

4장 폐 기

 

26(원본보존과 사본의 폐기결정) 교내에서 왕복하는 문서는 주무과에서 원본만을 보존하고, 관련부서에서는 시행문을 배부 받아 그 처리를 완결한 후 폐기할 수 있다.

전항의 규정에 의하여 문서를 폐기할 때에는 문서처리의 완결을 확인하고 보존문서 기록대장 비고란에 폐기결정 일자를 기입한 후 폐기 절차를 밟는다.

27(보존기간 경과문서의 폐기) 보존기간이 끝난 문서는 보존문서 기록대장에 홍색글씨로 폐기일자를 기입한 후 폐기하여야 한다.

29(재생) 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생, 활용 할 수 있도록 한다.

 

 

 

부 칙

(시행일) 이 규정은 200131일부터 시행한다.

(경과조치) 문서의 보관보존과 관련하여 이 규정 이전에 시행한 행정행위의 경우 본 규정에 의한 것으로 본다. , 기 시행된 행정행위가 본 규정과 저촉되는 부분이 있을 경우 당시의 행정행위를 적법한 것으로 간주하고 본 규정 제정이후에는 본 규정을 준수하여야 한다.

 

부 칙

이 규정은 2017121일부터 시행한다.

 

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